Déclaration de confidentialité

PHCom attache une grande importance à la protection de votre vie privée. C’est pourquoi nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière légale, intègre et transparente.
La présente déclaration de confidentialité porte sur toutes les données personnelles qui sont collectées et traitées par PHCom, dont le siège social est situé à 1140 Bruxelles, Avenue Jules Bordet 13, ainsi que par toute société affiliée ou cliente à PHCom.

La présente déclaration de confidentialité vous présente les informations que nous recueillons à votre sujet, les fins auxquelles nous les utilisons et les parties auxquelles nous les transmettons. Vous trouverez également les droits dont vous disposez et la manière dont vous pouvez les exercer dans la présente déclaration de confidentialité.

1. À propos de qui recueillons-nous des données personnelles ?
PHCom traite les données personnelles des personnes physiques avec lesquelles nous sommes, avons été ou souhaitons être en relation à l’avenir, de manière directe ou indirecte, dans le cadre d’une relation business to business.

Cela concerne donc des données de nos clients, fournisseurs, donneurs d’ordre ou clients potentiels (prospects).

À titre privé les données de travailleurs passés, actuels ou potentiels (candidat) sont également traitées.

2. Comment et pourquoi collectons-nous des données personnelles ?
PHCom collecte des données personnelles à partir d’un appel téléphonique à votre société (auprès de vos collègues ou vous-même), de contacts pris dans le cadre d’activités de networking ou encore à partir de listes reçues de nos clients à des fins d’actions de développement commercial. Nous pouvons aussi collecter vos données rendues publiques sur les médias sociaux (p.ex. Linkedin) pour initier un contact dans le cadre de nos activités. Avec votre accord, nous utilisons des cookies statistiques pour mesurer l’audience du site (voir la rubrique Cookies ci-dessous).

Les données personnelles sont :

• Nom, prénom
• Genre, langue
• Adresse professionnelle
• Numéros de téléphone professionnels et gsm
• Adresse e-mail professionnelle
• Fonction exercée au sein de l’entreprise et département

La manière dont nous traitons vos données personnelles diffère selon les finalités visées :

• Fourniture d’ informations sur des services pouvant intéresser votre entreprise
• Entame d’une relation d’affaires avec votre entreprise
• Prospection, étude de marché, qualification par téléphone, relance d’invitation
• Formations
• Actions de marketing direct: envoi de mailings, newsletter, d’informations sur nos activités ou celle de nos clients et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser
• Recrutement
• Exécution et gestion de projet, contrat

Par société et selon le produit ou service proposé, les données suivantes sont également traitées : 

• Dates et contenus des actions, appels et écrits (emails ou courrier) échangés
• Dates de formation, sujets traités et évaluation de la satisfaction de la formation
• Enregistrements audio à des fins de formation
• Adresse IP des visiteurs du site web, tracking des mailing

Il est dans notre intérêt légitime de traiter ces données dans le cadre de notre objet social.

Par ailleurs, d’autres traitements sont également opérés :

• Administration financière
• PHCom traite les données personnelles afin de pouvoir tenir sa propre comptabilité et sa propre facturation. Il s’agit ici des données d’identification et des données de facturation.

Ce traitement relève, d’une part, de l’intérêt légitime de PHCom, en particulier de la possibilité de tenir son administration et d’obtenir le paiement des services fournis par ses soins. PHCom est soumise, d’autre part, à une obligation légale de tenir sa comptabilité.

Préservation de la relation client et sous-traitants
PHCom traite les données personnelles pour l’envoi de mailings pour des produits et services que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

L’envoi de mailings à nos clients relève de notre intérêt légitime. Nous, tout comme vous, avons tout intérêt à ce que nos clients soient tenus informés de nos activités et de nos nouveaux services.

Gestion des ressources humaines
PHCom traite des données personnelles de ses employés dans le but de les gérer conformément aux prescrits légaux et afin de faire évoluer leur carrière et prestations de manière bienveillante.

Finalités de recrutement :
PHCom recueille des données personnelles dans le but de recruter de nouveaux collaborateurs. Ce traitement trouve son fondement juridique, d’une part, dans le consentement fourni par le candidat-travailleur et, d’autre part, dans notre intérêt légitime à engager le candidat approprié à un poste.

3. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
Vos informations ne sont en aucun cas partagées à des tiers à des fins commerciales. Chaque client de PHCom est également propriétaire des données collectées dans le cadre de sa mission. Il est tenu de prendre les mesures requises dans le cadre de la RGPD.

3.1. Vos données personnelles au sein de PHCom
Chez PHCom, nous traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et nous ne partageons que les informations nécessaires pour vous offrir le meilleur des services.

PHCom a pris des mesures pour garantir la protection des données personnelles échangées ou partagées au sein de PHCom.

3.2. Vos données personnelles en dehors de PHCom
Nous nous trouvons parfois dans l’obligation légale de partager vos données personnelles avec des parties externes, en particulier les tiers suivants :

• autorités publiques et autorités réglementaires quand il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer des données relatives aux clients
• les autorités judiciaires ou les organes d’enquête, comme la police, le ministère public,
• les auditeurs des organismes d’agrément professionnel

Il existe par ailleurs des tiers auxquels nous ne sommes pas légalement tenus de communiquer des données personnelles, mais auxquels nous faisons appel pour les services que nous proposons et qui sont donc tenus aux obligations de non divulgation des données :
prestataires de services qui nous apportent leur aide pour : la conception et la maintenance de nos outils Internet et applications; la gestion de nos serveurs ; la réalisation de projets spécifiques, le recouvrement de factures...

Nous utilisons des applications de réseaux sociaux sur notre site web. Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que toutes les données personnelles que vous communiquez à ces applications de réseaux sociaux peuvent être lues, collectées et utilisées par d’autres utilisateurs de ces applications. PHCom n’a que peu, voire aucun contrôle sur ces autres utilisateurs et n’est dès lors pas en mesure de garantir que toutes les applications de réseaux sociaux respectent la présente déclaration de confidentialité.

4. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?
PHCom a développé diverses mesures de sécurité (physiques, administratives et technologiques) pour assurer la sécurité, l’exactitude et la mise à jour de vos données personnelles. Plus spécifiquement, nous cherchons à éviter l’accès non autorisé à ces données ou la modification, la divulgation ou la destruction non autorisée des données personnelles en notre possession.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire à l’exécution de nos activités et à la fourniture de nos services, à moins qu’une obligation légale ne nous contraigne à conserver vos données personnelles pendant une durée plus longue ou parce que le délai pendant lequel une action en justice peut être intentée est toujours en cours.

Un client ne sera, en tous les cas, pas conservé plus de 10 ans après la fin de notre relation client.

6. De quels droits disposez-vous ?
Vous disposez de plusieurs droits quant aux données personnelles que nous traitons :

• le droit d'accès : Vous avez le droit de recevoir la confirmation que nous traitons des données personnelles à votre sujet et de demander gratuitement une copie des données personnelles que nous conservons à votre égard.
• le droit de rectification : Vous avez le droit de nous demander de mettre à jour les données personnelles dont nous disposons à votre sujet ou de corriger ou compléter d’éventuelles données personnelles erronées à votre sujet.
• le droit d'effacement et de limitation : Vous avez le droit de nous enjoindre d’effacer vos données personnelles. Ce faisant, vous reconnaissez que dans le cadre d’une demande de suppression de données personnelles, certains services ne puissent plus être fournis.Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles.
• le droit d'opposition : Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles. Vous devrez cependant motiver cette demande. Vous pouvez également vous opposer expressément au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct sans avoir à fournir de motivation (bouton “unsubscribe” lors d’envoi de mailing). Phcom respecte la liste “ne m’appelez plus”
• le droit de portabilité : Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que nous traitons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Vous avez également le droit de faire transférer ces données à d’autres responsables du traitement
• le droit de retirer votre consentement : Vous disposez à tout moment du droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (à condition que le traitement soit fondé sur votre consentement)
• le droit de déposer plainte : Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Si vous souhaitez exercer les droits décrits ci-dessus, adressez-vous à privacy@phcom.be. Avant d’accéder à votre demande, nous sommes susceptibles de vous demander de nous fournir une preuve d’identité.

7. À propos de la présente déclaration de confidentialité
Notre Déclaration de confidentialité est susceptible de changer à un moment ou à un autre. Toutes les modifications seront systématiquement indiquées sur cette page.

Si vous avez d’autres questions sur notre politique de confidentialité, merci de nous contacter à l’adresse privacy@phcom.be.

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